Digital Preservation Policies

La Editorial Universitaria de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí, patrocinadora de la Revista de Ciencias Agropecuarias ALLPA, a través de métodos de preservación digital, asegura el contenido intelectual de los documentos electrónicos de archivo, por largos periodos de tiempo, manteniendo sus atributos como integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad.

Diferencias entre preservación y copias de seguridad

Debe entenderse que la preservación digital es diferente de las copias seguridad. No es lo mismo lo que se ha de preservar que lo que se ha de guardar como copia de seguridad.

Las copias de seguridad son una protección contra eventos catastróficos (rotura de un disco o pérdida de datos por apagones, por ejemplo). Lo que se guarda como copia de seguridad en una biblioteca digital son, básicamente, dos cosas: por un lado, la información publicada en el servidor (recursos digitales más información de catálogo) y, por otro lado, los recursos digitales en proceso de edición.

La preservación digital sin embargo, no se ocupa de respaldar ni los datos del servidor ni el material de trabajo diario, sino de salvaguardar los recursos digitales de alta calidad que necesitaremos en el futuro, creando una biblioteca de acceso público con formatos generados automáticamente.

Las copias de seguridad pueden seguir diversos m´etodos conocidos: copia integral, copia incremental o copias rotativas, por ejemplo, y la periodicidad generalmente es alta (diaria o semanal).

En el caso de las copias de preservación, por el contrario, el método suele ser la grabación integral del material una vez y el copiado del mismo una vez al año o cada año y medio en otro soporte nuevo (rejuvenecimiento).

*En ambos casos, se utilizan mecanismos de control de la integridad de los datos al momento de hacer las copias, mediante algoritmos de redundancia que verifican que los datos se mantienen tal como han sido grabados.

Definición de las políticas de preservación:

Se debe establecer la preservación digital como una responsabilidad institucional y un compromiso de todo el personal. Editorial Universitaria de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí, cumple con las siguientes preguntas planteadas: ¿Qué guardar y porqué guardarlo?; ¿Dónde guardarlo?; ¿Hasta cuándo guardarlo?; ¿Cómo encontrarlo después?; ¿Cómo hacer que se mantenga inalterado?; y ¿Cómo evitar que se vuelva obsoleto?

“Se deben crear colecciones digitales con un valor duradero”

Algunas de las posibles causas de los defectos en la información digital o pérdida de datos son: errores de gestión y negligencia, fallos técnicos y mecánicos, errores del operador, virus, cambios no autorizados y no documentados, obsolescencia o incompatibilidad del software, pérdida de programas, metadatos incompletos, envejecimiento de la información.

Procedimientos de preservación

Editorial Universitaria de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí, en cumplimiento de las Políticas de preservación se rige por los siguientes procedimientos implementados:

• El almacenamiento de los recursos digitales con sumo cuidado.
• Las evaluaciones en el uso de estrategias de preservación tales como el rejuvenecimiento de los datos, verificaciones de consistencia de datos, la migración, emulación, preservación de la tecnología y arqueología digital.
• El encapsulado de la información a ser preservada junto con metadatos descriptivos.
• La autodocumentación, entendiendo y codificando la información preservada sin referencia a documentación externa.
• La autosuficiencia, minimizando las dependencias de sistemas, datos o documentación.
• Y la documentación del tipo de contenido, con miras hacia un futuro usuario para encontrar o implementar software que permita ver la información preservada.