Optimización de procesos documentales en la Secretaría del Agua de Portoviejo para mejorar los servicios derivados

María Genoveva  Moreira Santos; Eric Geovanny  Cedeño Zambrano

doi:10.56124/encriptar.v9i17.002

Authors

María Genoveva Moreira Santos Universidad Técnica de Manabí, UTM
Eric Geovanny Cedeño Zambrano Universidad Técnica de Manabí, UTM

DOI:

https://doi.org/10.56124/encriptar.v9i17.002

Keywords:

optimization, documentation, regulations, service, information

Abstract

Document management is a constant challenge for public institutions, as its proper organization affects administrative efficiency and the availability of key information for decisión making. This research focuses on the creation of a centralized repository that integrates the documents managed within the Ministry of Water in Ecuador. The study is based on the collection of documents and the challenges encountered in supporting multiple processes. This project arises in response to the growing demand for a system that allows for the efficient management of files.

To address this issue, a quantitative methodology was implemented, applying interview techniques across various departments of the institution regarding file and process management. The solution aims to prioritize the availability of backups and timely access to information, optimizing efficiency in the execution of specific processes. During the implementation, it became evident that few areas invest in document management tools and that their strategic importance for driving significant improvements is not recognized. An 83.7% consensus was reached on the necessity of establishing norms for the management of institutional documentation.

The results of this study are relevant for decisión making and for adopting a more proactive approach to incorporating advanced technologies and innovative practices, ensuring that crucial information is available for decisión making. Proper organization of documentation is fundamental to ensuring efficiency in public institutions.

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