Revista Científica de Informática ENCRIPTAR. Vol. 3, Núm. 6 (jul - dic 2020) ISSN: 2737-6389.  
Gestión documental del proceso de digitalización en la Empresa Pública Municipal Registro de la  
Propiedad Manta.  
GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN EN LA  
EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL REGISTRO DE LA PROPIEDAD MANTA  
DOCUMENT MANAGEMENT OF THE DIGITIZATION PROCESS IN THE  
MUNICIPAL PUBLIC COMPANY MANTA PROPERTY REGISTRY  
Gutiérrez-Figueroa Nancy Aracely  
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí. Manta – Ecuador  
nancygutierrez94@hotmail.com  
Uchuari-Chávez Jahir Mauricio  
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí. Manta – Ecuador  
uchuari.jahir5673@gmail.com  
RESUMEN  
Un sistema informático, es un instrumento de apoyo que permite a los usuarios  
y a quien lo utilice agilizar y automatizar las tareas que realizan, permite  
centralizar y obtener información específica disminuyendo el tiempo de consulta.  
La Empresa Pública Registro de la Propiedad de Manta, dedicada al registro de  
inscripciones de bienes inmuebles, debido a las constantes solicitudes de  
información por parte de los clientes, se ve obligada a buscar una solución que  
permita optimizar los procesos de búsqueda de inscripciones, mejorando el  
servicio y reduciendo el tiempo de entrega a los usuarios. Los métodos que se  
utilizaron en esta investigación fueron no experimental y bibliográfico. Se  
encuestó al personal de digitalización y registro de la empresa, con un total de  
1
5 personas; también se entrevistó al gerente, jefa del departamento tics y  
personal encargado del proceso de registro de actas. Los resultados obtenidos  
a través de las encuestas y entrevistas realizadas, el sistema de reconocimiento  
de caracteres para la automatización en gestión documental del proceso de  
digitalización será de gran ayuda para la empresa permitiéndole la reducción de  
tiempo en la entrega de documentos a los clientes y en costos debido al contrato  
de menos operadores para la realización de la extracción de la información de  
las actas.  
Palabras clave: gestión documental, Registro de la propiedad, Manta,  
digitalización, empresa pública.  
1
4
Fecha de recepción: 26 de mayo de 2020; Fecha de aceptación: 08 de julio de 2020; Fecha de  
publicación: 09 de julio de 2020.  
Gutiérrez-Figueroa & Uchuari-Chávez (2020)  
ABSTRACT  
A computer system is a support instrument that allows users and whoever uses  
it to streamline and automate the tasks they perform, allows to centralize, and  
obtain specific information, reducing consultation time. The Manta Public  
Property Registry Company dedicated to the registration of real estate  
registrations, due to the constant requests for information from customers, is  
forced to find a solution that allows optimizing the registration search processes,  
improving the service and reducing delivery time to users. The methods used in  
this research were non-experimental and bibliographic. The digitization and  
registration staff of the company were surveyed, with a total of 15 people; The  
manager, head of the ICT department and personnel in charge of the record-  
keeping process were also interviewed. The results obtained through the surveys  
and interviews carried out by the character recognition system for the automation  
in document management of the digitization process will be of great help for the  
company, allowing it to reduce the time in the delivery of documents to the clients  
and in costs due to the contract of fewer operators to extract the information from  
the minutes.  
Keywords: document management, Property Registry, Manta, digitization,  
public company.  
1
. INTRODUCCIÓN  
Una plataforma informática, es una potente herramienta que permite la  
interacción de diversos componentes, tales como módulos o paquetes que están  
propuestos a encontrar una solución. En la actualidad, hay múltiples plataformas  
informáticas en entornos web que son utilizados por las entidades y  
organizaciones con la finalidad de mejorar los procesos de negocios.  
Conforme a lo estipulado la ley de registros del Ecuador, declarada vigente, por  
Decreto Legislativo No. 000, publicado en Registro Oficial 136 de 28 de febrero  
de 1980. En el art.1 literales a, b, c y art. 2 habilita el deber y objetivos de registrar  
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Revista Científica de Informática ENCRIPTAR. Vol. 3, Núm. 6 (jul - dic 2020) ISSN: 2737-6389.  
Gestión documental del proceso de digitalización en la Empresa Pública Municipal Registro de la  
Propiedad Manta.  
bienes raíces por los ciudadanos ecuatorianos, y así como la presencia de  
registradurías cantonales, normadas por dicha Ley y la DINARDAP1.  
Actualmente, el Registro de la Propiedad de Manta es la entidad encargada de  
inscribir las propiedades de los bienes inmuebles y almacenar diversos procesos  
en torno a una propiedad como compra-venta, demandas, hipotecas, etc., esta  
entidad lleva funcionando desde el año 1923, año desde el que se lleva  
almacenando y foliando registros de propiedades tramitados por la ciudadanía,  
como resultado hasta el año 2007 existe una gran cantidad de documentos  
guardados de forma física en archivadores, dividiéndose en documentos  
manuscritos y en máquina de escribir, con lo cual desde el año antes  
mencionado hasta la actualidad se continua receptando documentos con la  
diferencia de que la información que contienen es registrada y ordenada de  
forma digital en el Sistema SIGRE2.  
Las personas que requieren información necesaria para realizar diversos  
trámites, referente a una propiedad entre los años 1923 y 2007, se acercan a la  
ventanilla de atención al cliente del REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE MANTA,  
para solicitar un certificado de solvencia con el fin de conocer el historial o estado  
de un bien inmueble, como resultado internamente se generará una orden para  
el seguimiento del trámite, esta entidad al no poseer la información de los años  
2
solicitados, de forma digital en el Sistema SIGRE , se ven forzados a buscar de  
3
manera manual entre los diversos registros escaneados en el Sistema SAND o  
físicos, lo cual genera una demanda de varios días para que finalmente esté listo  
el certificado con la información solicitada para ser entregada al cliente.  
Actualmente, el REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE MANTA cuenta con un  
sistema (SIGRE) donde se almacena la información de forma digital. Sin  
embargo, en este no se encuentra indexada o no consta información entre los  
años de 1923 y 2007 de los cuales existe una cantidad de 160.881 documentos  
almacenados; donde 23.094 son documentos manuscritos y 137.787 son  
documentos en máquina de escribir, la información de estas actas registrales  
solo se encuentra almacenadas de forma física en archivadores y de igual  
1
Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos.  
Sistema Integrado de Registro de la Propiedad.  
Sistema de Digitalización.  
2
3
1
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Gutiérrez-Figueroa & Uchuari-Chávez (2020)  
manera un apoyo (Backup) de sistema de Digitalización (SAND). Esto genera  
que el tiempo de trámite se prolongue tanto para los ciudadanos que soliciten  
información que se contemplen entre los años mencionados como las personas  
que se encargan de buscar la información puesto que se genera un retraso en  
los procesos internos del registro.  
Por lo anterior, este artículo analiza la gestión documental del proceso de  
digitalización mejorando los tiempos de atención al cliente en la Empresa Pública  
Municipal Registro de la Propiedad Manta.  
2
. METODOLOGÍA  
Los métodos que se utilizaron en esta investigación fueron no experimental y  
bibliográfico, los que fueron de gran importancia para la obtención de los  
resultados de esta investigación.  
Además de los métodos, se utilizaron diferentes materiales y técnicas, como la  
observación, la entrevista y las encuestas dirigidas al personal de digitalización  
y registro de la Empresa Pública Registro de la Propiedad de Manta, con un total  
de 15 personas /7 hombres y 8 mujeres), consideradas como conjunto universo  
de la empresa.  
La entrevista se consideró debido a la necesidad de poder profundizar en la  
investigación donde se recolectó la información necesaria de las personas  
involucradas, gerente, jefa del departamento tics y personal encargado del  
proceso de registro de actas.  
2
.1. Desarrollo  
•
Plataforma Informática.  
En informática, una plataforma es un sistema que sirve como base para hacer  
funcionar determinados módulos de hardware o de software, con los que es  
compatible. Dicho sistema está definido por un estándar alrededor del cual se  
determina una arquitectura de hardware y una plataforma de software  
(incluyendo entornos de aplicaciones). Al definir plataformas se establecen los  
tipos de arquitectura, sistema operativo, lenguaje de programación o interfaz de  
usuario compatibles.  
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Revista Científica de Informática ENCRIPTAR. Vol. 3, Núm. 6 (jul - dic 2020) ISSN: 2737-6389.  
Gestión documental del proceso de digitalización en la Empresa Pública Municipal Registro de la  
Propiedad Manta.  
•
Servidor Web  
“El servidor web es un programa especialmente diseñado para transferir datos  
de hipertexto; es decir, páginas web, con todos sus elementos (textos, widgets,  
banners, etc., escucha las peticiones HTTP que le llegan y las satisface (Cases,  
2
014).  
•
Aplicación Web  
Para Vargas (2016), “una aplicación Web es una herramienta en la cual los  
usuarios acceden a través de un servidor web, internet o intranet mediante un  
navegador, el servidor retorna la información en formato HTML así que cualquier  
navegador es capaz de interpretar el código para poderlo visualizar”.  
•
Arquitectura Cliente-Servidor  
Para Villamor, Picki, & Gil (2014), “la arquitectura C/S es una forma de dividir y  
especializar programas y equipos de cómputo de forma que la tarea que cada  
uno de ellos realiza se efectúa con la mayor eficiencia posible y permita  
simplificar las actualizaciones y mantenimiento del sistema”.  
•
Metodología Ágil  
Las metodologías ágiles resuelven los problemas surgidos, posteriormente, a la  
masificación del uso del computador personal, dado que las expectativas y  
necesidades por parte de los usuarios se hicieron más urgentes y frecuentes.  
Fue así como a comienzo de los 90 surgieron propuestas metodológicas para  
lograr resultados más rápidos en el desarrollo de software sin disminuir su  
calidad (Universidad Tecnológica de Pereira, 2007).  
3
. RESULTADOS Y DISCUSIÓN  
Como se puede observar, del total de los encuestados, al respe contestaron el  
3.33% que la extracción de los documentos registrales es segura y eficiente  
mientras que el 86.67 % contesto de forma negativa.  
1
1
8
Gutiérrez-Figueroa & Uchuari-Chávez (2020)  
SI  
NO  
1
00,00%  
8
6,67%  
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
13,33%  
0
,00%  
Figura 1. Extracción de los documentos registrales segura y eficiente.  
Fuente: Encuesta Realizada al personal del Registro de la Propiedad Manta.  
Elaboración: Autores.  
Como se puede observar, del total de los encuestados el 20% respondió la  
transferencia de información del sistema SAND al Sistema SIGRE de actas no  
ingresadas, es eficiente; mientras que el 80% de las personas encuestadas  
respondieron que este proceso no es eficiente.  
SI  
NO  
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8
7
6
5
4
3
2
1
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
8
0,00%  
2
0,00%  
0
,00%  
Figura 2. Transferencia de información del Sistema SAND al Sistema SIGRE.  
Fuente: Encuesta Realizada al personal del Registro de la Propiedad Manta.  
Elaboración: Autores.  
1
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Revista Científica de Informática ENCRIPTAR. Vol. 3, Núm. 6 (jul - dic 2020) ISSN: 2737-6389.  
Gestión documental del proceso de digitalización en la Empresa Pública Municipal Registro de la  
Propiedad Manta.  
Como se puede observar, del total de los encuestados el 33.33% respondió que  
los sistemas informáticos si cuentan con información completa de todas las  
propiedades registradas hasta la actualidad y el 66.67 por el contrario que no.  
SI  
NO  
8
7
6
5
4
3
2
1
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
6
6,67%  
33,33%  
0
,00%  
Figura 3. Sistemas informáticos con información completa de todas las propiedades  
registradas.  
Fuente: Encuesta Realizada al personal del Registro de la Propiedad Manta.  
Elaboración: Autores.  
Como se puede observar, del total de los encuestados el 13.33% califica como  
bueno el proceso de transferencia de actas registrales al sistema SIGRE, el 20%  
lo califico como regular y el 66.67% lo calificó como deficiente.  
DEFICIENTE  
REGULAR  
BUENO  
MUY BUENO  
8
7
6
5
4
3
2
1
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
6
6,67%  
2
0,00%  
1
3,33%  
0
,00%  
Figura 4. Proceso de transferencia de datos de las actas registrales al Sistema SIGRE.  
Fuente: Encuesta Realizada al personal del Registro de la Propiedad Manta.  
Elaboración: Autores.  
2
0
Gutiérrez-Figueroa & Uchuari-Chávez (2020)  
Como se puede observar, del total de los encuestados el 100% contestó que si  
considera conveniente que se desarrolle un sistema que agilice la extracción de  
datos de las actas registrales, valide y automatice su preingreso.  
SI  
NO  
1
1
20,00%  
00,00%  
1
00,00%  
8
6
4
2
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0
,00%  
0
,00%  
Figura 5. Desarrollo de un sistema que agilice la extracción de datos de las actas registrales.  
Fuente: Encuesta Realizada al personal del Registro de la Propiedad Manta.  
Elaboración: Autores del trabajo de titulación.  
Como se puede observar, del total de los encuestados el 33.33% que sí es fiable  
la información ingresada en el sistema registral y el 66.67% respondió que no.  
SI  
NO  
8
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6
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3
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1
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
0,00%  
6
6,67%  
33,33%  
0
,00%  
Figura 6. Información fiable ingresada en el sistema registral.  
Fuente: Encuesta Realizada al personal del Registro de la Propiedad Manta.  
Elaboración: Autores del trabajo de titulación.  
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Revista Científica de Informática ENCRIPTAR. Vol. 3, Núm. 6 (jul - dic 2020) ISSN: 2737-6389.  
Gestión documental del proceso de digitalización en la Empresa Pública Municipal Registro de la  
Propiedad Manta.  
Como se puede observar, del total de los encuestados el 33.33% que sí es fiable  
la información ingresada en el sistema registral y el 66.67% respondió que no.  
Las personas que laboran en la empresa son conscientes de las deficiencias en  
los procesos de registro llevados anteriormente, se pudo determinar el proceso  
de registro de un acta registral y la información que posee esta, los que va a  
permitir la mejor comprensión de los procesos que se deben realizar y en los que  
se debe enfocar el proyecto para la realización del desarrollo de la propuesta.  
El personal de la empresa está consciente de que hay inconsistencias en la  
información que las antiguas actas registrales por lo que no todas las actas  
antiguas tienen la información correcta y que estas deben tener un cuidado  
especial antes de que la información sea ingresada en la base de datos del  
sistema integral de registro de propiedades que posee la empresa.  
Mediante la entrevista se determinó que la plataforma idónea y apropiada para  
el desarrollo de la propuesta era la web por la portabilidad que esta posee en los  
diferentes dispositivos.  
4
. CONCLUSIONES  
Los resultados obtenidos a través de las encuestas y entrevistas realizadas el  
sistema de reconocimiento de caracteres para la automatización en gestión  
documental del proceso de digitalización será de gran ayuda para la Empresa  
Pública Registro de la Propiedad de Manta, permitiéndole la reducción de tiempo  
en la entrega de documentos a los clientes y en costos debido al contrato de  
menos operadores para la realización de la extracción de la información de las  
actas.  
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http://www.it.uc3m.es/mcfp/docencia/si/material/1_cli-ser_mcfp.pdf  
2
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